AI-rådgivning for rengøringsvirksomheder
AI-rådgivning for rengøringsvirksomheder, der giver mere styr på planen
Sygemeldinger vælter vagtplanen tidligt om morgenen, tilbud bliver regnet og skrevet fra bunden, og timesedler skal tastes ind, før lønnen kan køre. På en workshop hos jer finder vi ud af, hvor AI, automatisering og bedre arbejdsgange kan tage noget af det gentagne arbejde, og hvor det ikke kan betale sig. Bagefter får I en prioriteret rapport, I kan handle på.
En del af We Believe ApS · Over 25 års erfaring med design og web
4 af 5 introduktionspladser tilbage
Ekskl. moms for de første 5 kunder
3 timer
Workshop hos jer
Op til 6
Deltagere fra jeres virksomhed
10 dage
Arbejdsdage fra workshop til rapport
Rengøring
•
Service
•
Vagtplaner
•
Sygdom
•
Tilbud
•
Kvalitet
•
Instrukser
•
Timesedler
•
Løn
•
Kunder
•
Hverdagen i en rengøringsvirksomhed
Hvor forsvinder tiden i en rengøringsvirksomhed?
I mange rengøringsvirksomheder går tiden ikke tabt ude hos kunderne. Den går tabt på kontoret, hvor planer, tilbud, timer og beskeder skal laves, rettes og sendes igen.
Vagtplaner, der vælter
En medarbejder melder sig syg tidligt om morgenen, og en kunde ønsker en ekstra rengøring. Så skal planen laves om, og alle skal have besked i tide.
Tilbud, der skal regnes fra bunden
Hvert tilbud kræver opmåling, beregning af tid og en tekst til kunden. Meget af det ligner tidligere tilbud, men skal laves forfra hver gang.
Timer og beskeder på mange sprog
Timesedler skal tastes ind til lønnen, og beskeder til medarbejderne skal forstås af alle, også dem, der ikke taler dansk.
“
AI skal ikke gøre rent. Den skal lægge planen om, så lederen kan være ude hos kunderne og medarbejderne.
Michael Damm
AI-konsulent, AI Create
Jeres opgaver
AI-rådgivning for rengøring, opgave for opgave
Driftsledere, administration og kundeservice har hver deres gentagelser. Her er eksempler på opgaver, vi ser på, når vi kortlægger hverdagen. Hvad der giver mening hos jer, finder vi ud af på workshoppen.
Vagtplaner og sygdom
Fx forslag til, hvem der kan dække en vagt, når nogen melder sig syg, og besked til medarbejdere og kunder, så planen holder.
Vagtplan
Sygdom
Afløsere
Tilbud og kontrakter
Fx første udkast til tilbud ud fra opmåling og jeres egne priser, og kontrakter, der bygger på samme skabelon hver gang.
Tilbud
Opmåling
Kontrakter
Kommunikation med medarbejderne
Fx beskeder, instrukser og arbejdsbeskrivelser, der bliver oversat til de sprog, jeres medarbejdere taler, så alle ved, hvad der skal gøres.
Instrukser
Oversættelse
Beskeder
Kvalitet og dokumentation
Fx kvalitetskontroller og tjeklister, der bliver samlet og sendt til kunden som en kort rapport, og afvigelser, der bliver fulgt op.
Kvalitetskontrol
Tjeklister
Afvigelser
Kundeservice
Fx svarforslag til kundehenvendelser, ekstraopgaver, der bliver registreret, og klager, der bliver håndteret hurtigt og ensartet.
Henvendelser
Ekstraopgaver
Klager
Timer og løn
Fx timesedler, der bliver samlet og tjekket, før de går til lønnen, og ekstraarbejde, der bliver faktureret til kunden.
Timesedler
Løn
Fakturering
Hvad ændrer sig
Mindre tid i telefonen, mere tid til folkene
Sådan kan hverdagen se ud, når workshoppens anbefalinger bliver til konkrete ændringer. Hvad der giver mening hos jer, finder vi ud af sammen.
Vagtplanen bliver lavet om i telefonen.
Forslag til afløser og besked til alle er klar med det samme.
Tilbud bliver regnet og skrevet fra bunden.
Første udkast bygger på opmåling og jeres egne priser.
Instrukser bliver kun forstået af nogle.
Instrukser bliver oversat til de sprog, medarbejderne taler.
Timesedler bliver tastet ind til lønnen.
Timerne bliver samlet og tjekket, før de går videre.
AI-rådgivning
Hvad er AI-rådgivning for rengøringsvirksomheder?
AI-rådgivning for rengøringsvirksomheder er en gennemgang af jeres arbejdsgange fra tilbud til faktura, hvor vi finder ud af, hvor kunstig intelligens (AI) og automatisering kan spare tid. Det foregår på en workshop hos jer sammen med dem, der kender hverdagen bedst. Det kræver ingen forkundskaber om AI.
Workshoppen foregår fysisk hos jer
Ejer, driftsledere, administration og kundeservice kan deltage
For rengørings- og servicevirksomheder
Vi siger det ærligt, hvis AI ikke er svaret
Hvem deltager
Hvem fra jer skal være med på workshoppen?
Workshoppen virker bedst, når dem, der laver arbejdet, sidder med ved bordet. Det er sjældent kun ejeren, der ved, hvor tiden forsvinder.
Ejer eller direktør
Kender økonomien, kunderne og de beslutninger, der skal træffes. Får et samlet overblik over, hvor tiden går, og hvad der kan betale sig at ændre.
Driftsledere og områdeledere
Ved, hvor vagtplanen oftest vælter, og hvor kvalitetskontrol og opfølgning tager tid. Er med til at vælge, hvad der skal testes først.
Administration og kundeservice
Sidder med tilbud, timesedler, løn og kundernes henvendelser. Ved præcis, hvor de samme oplysninger bliver tastet ind flere gange.
Fiktivt eksempel
Afløser fundet, før kunden opdager det
Når en medarbejder melder sig syg, bliver der lavet et forslag til, hvem der kan dække vagten ud fra planen. Både afløser og kunde får besked, når lederen har godkendt det.
Værdi
4 af 5
Kompleksitet
3 af 5
AI
Integration
Bedre proces
Forventet effekt: Mindre tid i telefonen om morgenen, færre aflyste rengøringer og mere tilfredse kunder.
En rapport, I kan træffe beslutninger ud fra
Workshoppen er kun begyndelsen af jeres AI-rådgivning. Det, I betaler for, er klarheden bagefter: en struktureret rapport, der samler det, vi har hørt, vurderer mulighederne og anbefaler, hvad I bør gøre først.
Et resumé på én side til ledelsen
Et overblik over arbejdsgange og flaskehalse
Muligheder vurderet på værdi, kompleksitet og risiko
Quick wins og mere strategiske muligheder
Det, vi ikke anbefaler, og hvorfor
En anbefalet pilot og en køreplan
“
Medarbejderne gør arbejdet ude hos kunden. Kontoret skal gøre det nemt for dem.
Michael Damm
AI-konsulent, AI Create
Sådan kommer I i gang
Tre trin fra første samtale til en klar plan
Det hele starter med en kort samtale, og I skal ikke forberede noget særligt. Læs mere om hele forløbet fra samtale til rapport.
01
Book en uforpligtende samtale
En kort samtale på Google Meet, hvor vi hører om jeres virksomhed og vurderer sammen, om en workshop giver mening for jer.
02
Workshop hos jer
Vi kommer ud til jer og kortlægger vagtplaner, tilbud, kommunikation og timer sammen med dem, der laver arbejdet.
03
Rapport og gennemgang
I får en rapport med prioriterede muligheder og en anbefalet pilot. Vi gennemgår den sammen, så I ved, hvad næste skridt er.
Hvem står bag
Mød Michael Damm fra AI Create
Bag AI Create står Michael Damm, der arbejder som AI-konsulent i krydsfeltet mellem forretning, mennesker, design og teknologi.
Michael har over 25 års erfaring med design, web og visuel kommunikation og med at gå fra idé til en løsning, der rent faktisk bliver brugt i hverdagen.
AI Create er en del af We Believe ApS.
Spørgsmål
Spørgsmål og svar
Svar på det, I måske undrer jer over, før I booker en samtale.
Passer det også til en mindre rengøringsvirksomhed?
Ja, hvis I har opgaver på kontoret, der gentager sig. AI-rådgivning for rengøringsvirksomheder passer både til virksomheden, hvor ejeren selv planlægger, og til den større servicevirksomhed med mange medarbejdere. Er I så små, at en workshop ikke kan betale sig, siger vi det ærligt på den første samtale.
Hvad koster AI-rådgivning for rengøringsvirksomheder?
Skal vi skifte vores planlægningssystem?
Nej. Vi tager udgangspunkt i de systemer, I bruger i dag, fx planlægningssystem, lønsystem, app til medarbejderne og mail. Hvis et skifte giver mening, står det i rapporten sammen med begrundelsen, og så er det jeres beslutning.
Kan AI hjælpe medarbejdere, der ikke taler dansk?
Ja, det er ofte en af de hurtigste gevinster. Instrukser, beskeder og arbejdsbeskrivelser kan oversættes til de sprog, jeres medarbejdere taler. Det vigtige skal stadig tjekkes af et menneske, så der ikke opstår misforståelser om sikkerhed og kemikalier.
Er vi bundet til jer bagefter?
Nej. Rapporten er jeres, og I vælger frit, om I vil arbejde videre selv, med os eller med en anden leverandør.
Hvad hvis AI ikke er svaret?
Så siger vi det. Nogle problemer løses bedre med automatisering, en integration mellem systemer eller en enklere arbejdsgang. Rapporten har derfor altid et afsnit med det, vi ikke anbefaler, og hvorfor.
AI-rådgivning for rengøringsvirksomheder, der giver mere styr på planen
Rådgivningen handler om at finde de opgaver, der tager tid fra ledelse og kunder. I mange rengøringsvirksomheder er det ikke selve rengøringen, der er udfordringen. Det er vagtplanerne, der vælter, tilbuddene, der skal regnes, timesedlerne, der skal tastes ind, og beskederne, der skal forstås af alle.
AI kan ikke overtage lederens kendskab til medarbejdere og kunder, og det skal den heller ikke. Men AI og automatisering kan tage en del af det gentagne arbejde rundt om det. Fx et forslag til en afløser, første udkast til et tilbud, en instruks oversat til flere sprog eller en samlet kvalitetsrapport til kunden. Spørgsmålet er, hvor det giver mening hos jer, og hvor det ikke kan betale sig.
Det finder vi ud af sammen. Først med en kort samtale, derefter med en workshop hos jer og til sidst med en rapport, der prioriterer mulighederne efter værdi, kompleksitet og risiko.
Hvad kan AI bruges til i en rengøringsvirksomhed?
AI kan bruges til de opgaver i en rengøringsvirksomhed, der gentager sig og bygger på planer, skabeloner og faste forløb. Jo mere en opgave følger samme mønster fra kunde til kunde og fra uge til uge, jo større er chancen for, at AI eller en simpel automatisering kan hjælpe. Det gælder især planlægning, tilbud og kommunikation med mange medarbejdere.
Det betyder ikke, at I skal skifte planlægningssystem eller købe en ny platform. Ofte ligger gevinsten i at bruge de funktioner, I allerede har, bedre og i at koble systemerne sammen, så de samme oplysninger ikke bliver tastet ind flere gange. Nogle gange er svaret slet ikke AI, men en fast skabelon til tilbud eller en klar aftale om, hvem der håndterer sygemeldinger.
Hvor giver AI mest værdi for rengøringsvirksomheder?
Hver virksomhed er forskellig, men der er fire områder, vi næsten altid kigger på, når vi kortlægger hverdagen i en rengørings- eller servicevirksomhed.
Vagtplaner og sygdom
Sygemeldinger og ændringer kommer tit tidligt om morgenen. Når planen ligger i et system, kan AI lave forslag til, hvem der kan dække vagten, og sende besked til både afløser og kunde. Lederen godkender, men slipper for at ringe rundt.
Tilbud og kontrakter
Et tilbud bygger på opmåling, tidsforbrug og jeres egne priser. Med AI kan første udkast være klar ud fra de oplysninger, I allerede har, så I kan svare kunden hurtigere og mere ensartet. Prisen og vurderingen er stadig jeres.
Kommunikation med medarbejderne
Mange rengøringsvirksomheder har medarbejdere, der taler flere forskellige sprog. Når instrukser, beskeder og arbejdsbeskrivelser bliver oversat, er det lettere for alle at vide, hvad der skal gøres. Det vigtige skal stadig tjekkes af et menneske.
Kvalitet, timer og løn
Kvalitetskontroller, timesedler og ekstraopgaver bliver ofte samlet i hånden. Når de bliver registreret ét sted, kan kunden få en kort rapport, lønnen kan køre på korrekte timer, og ekstraarbejde bliver faktureret.
Hvad skal I være opmærksomme på, før I bruger AI?
AI er et værktøj og ikke en driftsleder. Det laver fejl, og det kan oversætte eller formulere noget forkert med stor selvsikkerhed. Derfor skal der altid være et menneske, der godkender det, AI har lavet, før det bliver sendt til en kunde eller en medarbejder. Det gælder især instrukser om sikkerhed og kemikalier.
Tænk også over, hvilke oplysninger I lægger ind i et AI-værktøj. Oplysninger om medarbejdere og kunder skal behandles ordentligt, og ikke alle værktøjer egner sig til det. Læs om, hvordan vi selv håndterer data, på siden om data og fortrolighed. Start hellere med én afgrænset opgave, hvor gevinsten er tydelig, end med at sætte AI på alt på én gang.
Hvorfor starte med arbejdsgangene og ikke med værktøjet?
Det er let at købe et AI-værktøj. Det er sværere at vide, om det løser det rigtige problem. Mange virksomheder starter med teknologien og ender med et abonnement, som ingen bruger. Vi starter omvendt.
På workshoppen sidder vi med de folk, der kender hverdagen, fx ejer, driftsledere, administration og kundeservice. Sammen gennemgår vi forløbet fra tilbud til faktura og finder de steder, hvor tiden forsvinder. Bagefter får I en rapport med prioriterede muligheder, en anbefalet pilot og en ærlig vurdering af, hvad der ikke kan betale sig. Læs mere om hvordan forløbet foregår, eller se et eksempel på rapporten.
AI-rådgivning for rengørings- og servicevirksomheder
Rådgivningen passer både til den mindre virksomhed, hvor ejeren selv planlægger, og til den større servicevirksomhed med mange medarbejdere og kunder. Den passer også til facility service, vinduespudsning og andre servicevirksomheder med mange opgaver ude hos kunderne.
For driftslederen handler det ofte om vagtplaner, sygdom og kvalitet. For administrationen er det tilbud, timesedler, løn og fakturering. Og for kundeservice er det henvendelser, ekstraopgaver og klager, der skal håndteres hurtigt.
Sådan foregår AI-rådgivningen trin for trin
Forløbet starter med en uforpligtende samtale på Google Meet, hvor vi hører om jeres virksomhed, jeres kunder og det, der fylder mest på kontoret. Giver det mening at gå videre, aftaler vi en workshop.
Workshoppen foregår fysisk hos jer. Her gennemgår vi sammen, hvordan en kunde kører, fra tilbuddet bliver skrevet, til fakturaen er sendt. Vi ser på, hvilke systemer I bruger, hvor oplysninger bliver tastet ind flere gange, og hvor tiden forsvinder. Det kræver ingen forberedelse og ingen forkundskaber om AI.
Efter workshoppen analyserer vi det, vi har hørt, og samler det i en rapport. Den viser mulighederne vurderet på værdi, kompleksitet og risiko, peger på en pilot, I kan starte med, og fortæller også, hvad vi ikke anbefaler. Til sidst gennemgår vi rapporten sammen med jer.
Tre misforståelser om AI i rengøringsbranchen
Den første misforståelse er, at AI handler om robotter, der gør rent. I praksis handler det om kontoret, hvor planer, tilbud og beskeder tager tid hver eneste dag.
Den anden er, at AI kun er for store virksomheder med egen IT-afdeling. Mange af gevinsterne findes i helt almindelige opgaver, og de kan løses med værktøjer, der er nemme at bruge.
Den tredje er, at det kræver en ny platform. Ofte kan meget løses med det planlægningssystem og de værktøjer, I allerede har, når de bliver brugt bedre eller koblet sammen.
Hvad får I ud af AI-rådgivning for rengøringsvirksomheder?
I får et klart billede af, hvor AI, automatisering og bedre arbejdsgange kan spare tid i jeres virksomhed, og hvad I bør starte med. Rapporten er jeres, og I vælger selv, om I vil arbejde videre på egen hånd, med os eller med en anden leverandør.
Prisen er fast og står øverst på siden. Workshoppen foregår fysisk hos jer, og den første samtale er gratis og foregår online. Det koster altså ikke andet end en halv time at finde ud af, om det giver mening for jer.
Vi har også samlet, hvordan AI-rådgivning ser ud i andre brancher. Se alle brancher.
Find de opgaver i jeres rengøringsvirksomhed, AI kan tage fra jer
Start med en gratis online samtale på 20–30 minutter.
Introduktionspris
4 af 5 pladser tilbage