Den nye medarbejder starter mandag. Fredag eftermiddag opdager nogen, at der ikke er bestilt adgang til systemerne, og at den kollega, der plejer at vise rundt, har ferie. Resten af ugen går med spørgsmål, som de sidste fem nye også stillede.
Sådan ser onboarding ud i mange mindre virksomheder, og det er sjældent nogens skyld. Her er fem tegn på, at det også gælder hos jer, og et ærligt bud på, hvor AI til onboarding kan tage noget af arbejdet, og hvor det ikke kan.
Fem tegn på, at jeres onboarding stadig kører på den gamle måde
Tegnene her er dem, vi oftest hører om, når snakken falder på nye medarbejdere. Kan I nikke genkendende til to eller flere, er der sandsynligvis noget at hente.
1. Den nye stiller de samme spørgsmål som den forrige
Hvor ligger ferieplanen, hvordan registreres timer, og hvem godkender udlæg? Spørgsmålene er næsten altid de samme, og svarene findes et sted. Problemet er, at stedet er en kollegas hukommelse, en gammel mail eller en mappe på et drev, som kun to personer kender. Fx ender den nye med at gå til den samme erfarne kollega fem gange om dagen, fordi det er hurtigere end at lede.
2. Tjeklisten bor i ét hoved
Adgang til systemer, nøgler, telefon, mailkonto og en præsentation for de vigtigste kunder. Hvis der findes en tjekliste, er det ofte en gammel Word-fil, som ingen ved, om er opdateret. Oftere findes den slet ikke, og det fungerer fint, så længe den person, der har styr på det, er på arbejde. Er vedkommende syg den uge, bliver hullet tydeligt.
3. Personalehåndbogen bliver ikke læst
Mange virksomheder har faktisk skrevet det meste ned. Der er en personalehåndbog på 40 sider, en IT-vejledning og et par procesbeskrivelser. Men ingen nye medarbejdere læser 40 sider i første uge. Og selv hvis de gjorde, ville de ikke kunne finde svaret igen tre uger senere, når de står med spørgsmålet.
4. Oplæringen afhænger af, hvem der har tid
Når den nye skal lære et system eller en arbejdsgang, bliver det vist af den, der tilfældigvis har tid den dag. Det giver flere måder at gøre den samme ting på. Fx lærer to nye sælgere hver sin måde at oprette et tilbud på, fordi de blev oplært af hver sin kollega, og et halvt år senere undrer nogen sig over, hvorfor tilbuddene ser forskellige ud.
5. Ingen ved, om det gik godt
Efter de første uger stopper onboardingen bare. Der er ingen opfølgning på, hvad den nye manglede, og derfor bliver næste onboarding præcis som den sidste. Det samme hul bliver opdaget igen og igen, hver gang af en ny person.
Genkender I flere af tegnene, er I i godt selskab. Det er ikke et udtryk for dårlig ledelse. Onboarding er en opgave, der kun dukker op et par gange om året, og derfor bliver den aldrig rigtig prioriteret.
Hvad kan AI til onboarding hjælpe med i en mindre virksomhed?
AI til onboarding kan især hjælpe med to ting, nemlig at gøre den viden, I allerede har skrevet ned, nem at finde, og at lave det forarbejde, som ingen har tid til. Det kræver hverken et nyt HR-system eller en IT-afdeling.
Svar på de praktiske spørgsmål
Den første del handler om spørgsmålene. En AI-assistent, der kun svarer ud fra jeres egen personalehåndbog og jeres egne vejledninger, kan give den nye et svar på, hvordan timer registreres, med det samme og med en henvisning til, hvor det står. Fx kan den nye skrive spørgsmålet i det chatværktøj, I allerede bruger, i stedet for at afbryde en kollega midt i en opgave. Det kræver, at materialet er nogenlunde opdateret, men det behøver ikke være perfekt, før I går i gang. Det har vi skrevet mere om i artiklen om, hvorfor data ikke skal være perfekte, før I begynder med AI.
Forarbejdet, som ingen har tid til
Den anden del handler om forarbejdet. AI er god til at lave en første version af en tjekliste ud fra jeres spredte noter og til at omskrive en lang håndbog til en kort introduktion til første uge. Den kan også lave et udkast til en oplæringsvejledning ud fra en optagelse af en kollega, der viser en arbejdsgang. Fx kan den erfarne sælger gennemgå tilbudsprocessen én gang, mens det bliver optaget, og så bliver det til en skriftlig vejledning, som alle nye fremover får. Udkastet skal altid læses igennem af den, der kender arbejdsgangen, men det er meget hurtigere at rette end at skrive fra bunden.
Det praktiske, der kan køre af sig selv
Automatisering kan tage resten. Når en ny medarbejder bliver oprettet, kan der automatisk gå besked til dem, der skal bestille adgang, udstyr og nøgler. Det er ikke AI i egentlig forstand, bare en fast arbejdsgang, der kører af sig selv. Men det er ofte dér, den største lettelse ligger, fordi det er de glemte ting, der gør første dag kaotisk.
Hvor skal AI ikke overtage onboardingen?
AI skal ikke overtage den menneskelige del af onboardingen, altså velkomsten, introduktionen til kollegerne og samtalen om, hvordan det går. Det er den del, der afgør, om en ny medarbejder føler sig velkommen, og den kan ingen chatbot levere.
Der er også en grænse for, hvad en AI-assistent kan svare på. Den kan kun gengive det, der står i jeres materiale. Står der noget forkert, svarer den forkert, og den ved ikke selv, at det er forkert. Derfor skal én person eje indholdet og rette det, når noget ændrer sig. Spørgsmål om løn, kontrakt eller en konkret personlig situation skal altid gå til et menneske.
Tænk også over, hvad I lægger ind. Vi anbefaler, at oplysninger om den enkelte medarbejder, fx kontrakter og CPR-numre, holdes helt ude af et AI-værktøj, der bruges til onboarding. Det er de generelle vejledninger, der skal ind, ikke personsager.
Og ansætter I én ny om året, er det ikke sikkert, at det kan betale sig at bygge noget. Så er en opdateret tjekliste og en god kollega måske nok. Det siger vi hellere nu end efter et forløb.
Hvordan kommer I i gang med AI til onboarding?
I kommer bedst i gang ved at starte småt og med det materiale, I allerede har. For at komme i gang skal I bare gøre tre ting:
- Saml det, der findes. Find personalehåndbogen, IT-vejledningerne, de gamle introduktionsmails og de noter, der ligger rundt omkring. Spørg de sidste to nye medarbejdere, hvad de manglede i deres første uge. Det tager typisk et par timer, ikke uger.
- Byg én ting, og test den på den næste nye. Vælg det, der fylder mest. For nogle er det spørgsmålene, for andre er det tjeklisten. Lav en enkel løsning, og lad den næste nye medarbejder bruge den i praksis.
- Følg op, og ret til. Spørg efter en måned, hvad der virkede, og hvad der manglede. Ret materialet til, så den næste onboarding bliver lidt bedre end den forrige.
Er I i tvivl om, hvor I skal starte, er det præcis den slags, vi kigger på i vores AI-workshop for virksomheder, hvor vi gennemgår jeres arbejdsgange og peger på, hvor AI, automatisering og bedre arbejdsgange giver mest værdi. I kan se, hvordan resultatet ser ud, i vores eksempel på en AI-gennemgang af en virksomhed.
Ofte stillede spørgsmål om AI til onboarding
Kan en AI-assistent svare nye medarbejdere på spørgsmål?
Ja, hvis den kun svarer ud fra jeres egen personalehåndbog og jeres egne vejledninger. Den kan kun gengive det, der står i materialet, så én person skal eje indholdet og rette det, når noget ændrer sig.
Skal vi have et nyt HR-system for at bruge AI til onboarding?
Nej. AI til onboarding kræver hverken et nyt HR-system eller en IT-afdeling, og spørgsmålene kan fx stilles i det chatværktøj, I allerede bruger.
Hvilke oplysninger skal holdes ude af AI-værktøjet?
Vi anbefaler at holde oplysninger om den enkelte medarbejder ude, fx kontrakter og CPR-numre. Det er de generelle vejledninger, der skal ind, ikke personsager.
Hvad står på spil, hvis onboardingen bliver ved som i dag?
Hvis intet ændrer sig
Hvis intet ændrer sig, bliver hver ny ansættelse ved med at koste de samme timer hos de samme erfarne kolleger. Den nye bruger længere tid på at blive selvkørende, fordi svarene skal hentes hos andre. Og viden, der kun findes i enkelte hoveder, forsvinder den dag, de personer stopper.
Når det virker
Når det er løst, ser første uge anderledes ud. Adgang og udstyr er klar, når den nye møder ind. De praktiske spørgsmål får et svar med det samme, uden at nogen bliver afbrudt. De erfarne kolleger bruger deres tid på det, kun de kan, som at vise, hvordan arbejdet faktisk gøres, og at tage godt imod. Og hver ny ansættelse gør materialet en smule bedre til næste gang.
Skal vi kigge på jeres onboarding sammen?
Hos AI Create hjælper vi mindre virksomheder med at finde ud af, hvor AI og automatisering giver mening i hverdagen, og hvor det ikke gør. Onboarding er ofte et af de steder, hvor der ligger en overskuelig gevinst, fordi meget af materialet allerede findes.
Vil I vide, om det også gælder hos jer, så book en uforpligtende samtale på 20 til 30 minutter. Så kigger vi sammen på, hvor tiden går, når I får en ny kollega, og om der er noget at hente.
